ASIENTOS REGISTRALES

Publicado: octubre 31, 2012 en DERECHO REGISTRAL
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Los Asientos Registrales: Concepto. Clasificaciones. Importancia. Anulaciones. Copias: Certificación. Efectos. Certificaciones. Legalización de firmas. Derecho de Registro. Concepto. Criterios para su determinación.

INSTRUMENTOS:

  1. Decreto con Fuerza de Ley de Registro Público y del Notariado (G.O.Nº 37.333 de fecha 27 nov.2001).
  2. Código Civil de Venezuela. G.O.Nº 2990 extraordinario de fecha 26 julio 1982.
  3. Ley de Registro Público: Decreto Nº 3251 de fecha 29 de enero de 1999. G.O.Nº 36.632.

LOS ASIENTOS REGISTRALES:

Es la inscripción de los hechos con actos y situaciones de trascendencia jurídica inmobiliaria que legalmente deben hacerse en el Registro Público, en el Tomo que señala la Ley o en los libros especiales también designados por ellos.

CLASIFICACIÓN:

a.Por la naturaleza jurídica: El asiento registral puede ser escrito o mecánico.

  1. Asiento escrito: es el realizado a puño y letra por los funcionarios designados por el Registro. Esto se lleva a cabo en lugares donde no existe fotocopiadora. También tiene ligar cuando la parte solicita copia manuscrita del documento.
  2. Asiento mecánico: son las trascripciones que se hacen por medios mecánicos (fotocopiadora) a partir de la reforma de la Ley del año 1978.
  3. Asientos especiales: hay autores que opinan que la nota marginal es un asiento especial, ya que en Venezuela se coloca al margen de los documentos con indicación de la fecha las partes principales del negocio jurídico, el Tomo, el Número que le correspondió y las clases de operaciones.

Estos asientos son autorizados por nuestra Ley de Registro Público y también se encuentra en el caso de gravámenes (hipoteca, anticresis) o prohibiciones de enajenar y el levantamiento de las mismas medidas dictadas por el Tribunal competente.

IMPORTANCIA:
Los asientos le dan legalidad a los actos jurídicos, ya que se considera que si una operación no está asentada, no existe registralmente.

Los asientos secundarios como las notas marginales de cancelación, sirven de Economía Procesal para enterarse más rápidamente de las operaciones.

Art. 28 al 31 del Decreto con Fuerza de Ley del Registro Público y del Notariado.

 Base de datos nacional.

Artículo 28. En el Distrito Metropolitano de Caracas funcionarán las bases de datos que consolidarán y respaldarán la información de todas las materias Registrales correspondientes a los Registros del país, sin perjuicio de los respaldos que se puedan establecer en otras entidades a los fines de salvaguardar la información contenida en la base de datos nacional.

 Bases de datos regionales.

Artículo 29. La Dirección Nacional de Registros y del Notariado determinará las entidades regionales donde se mantendrán las bases de datos que consolidarán y respaldarán la información de todas las materias correspondientes a los Registros. Cada Registro mantendrá un sistema de Información donde residirán los datos de su especialidad registral y los demás que señale el Reglamento del presente Decreto Ley.

Digitalización de imágenes.

Articulo 30. Las imágenes de los testimonios notariales y de los documentos judiciales y administrativos que ingresan al Registro serán digitalizadas y relacionadas tecnológicamente por el sistema. Estas imágenes serán incorporadas en la base de datos y podrán ser consultadas de manera simultánea con los asientos Registrales relacionados.

Propiedad de los sistemas Registrales.

Artículo 31. Los sistemas, programas, aplicaciones y demás componentes informáticos que sirven de plataforma tecnológica a la operación registral en todo el país, en sus vertientes jurídicas, administrativas, contables y de comunicaciones, son propiedad de la República. Solamente serán permitidos aquellos cambios y usos de otros sistemas de información autorizados por la Dirección Nacional de Registros y del Notariado.

ANULACION:

Consiste en la obligación que tiene el Registrador de colocar una nota o sello, mediante el cual se hace expresa, que ese Registro está anulado. Art.117 y 118 Ex Ley de Registro Público.

Art. 117 Ley del Registro Público (ex lex):

Si por cualquier circunstancia alguno de los otorgantes se negare, en el acto del otorgamiento a que se contrae la Sección I de este Capítulo, a firmar el documento o su asiento en los Protocolos, el Registrador declarará nulo el acto del Registro y estampará al pie del documento y de las copias en los Protocolos, una nota en que se exprese aquella circunstancia y la nulidad declarada en consecuencia. La nota será firmada por el Registrador, los Testigos y las partes que se avengan a ello.

Art. 118 Ley del Registro Público (ex lex):

El primer día no feriado de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año y antes de que tenga lugar el acto de clausura de los protocolos del trimestre inmediatamente vencido, los Registradores anularán, en dichos Protocolos, todos los asientos e inserciones de los documentos que los interesados no hubieren ocurrido a firmar.-

COPIAS:
Están constituidas por los traslados o reproducción permitida por la Ley de los Instrumentos Públicos o asientos que figuran en los registros.

Art. 1384 del Código Civil: “Los traslados y las copias o testimonios de los instrumentos públicos o de cualquier otro documento auténtico, hacen fe, si los ha expedido un funcionario competente con arreglos de las leyes.

¿QUIÉNES PUEDEN EXPEDIR COPIAS CERTIFICADAS?

  1. El Registrador.
  2. El Secretario del Tribunal.
  3. El Alcalde.
  4. El Prefecto.
  5. El Notario.

El Código exige que se trate de un funcionario competente. Para expedir cualquier copia previamente deberán pagarse los timbres fiscales y planillas de liquidación.

b.Por la Participación del Funcionario:

De acuerdo a los medios, el Art. 119 ex Ley de Registro Público dice:

 Art. 119 Ley del Registro Público: (ex lex)

“Los registradores principales y subalternos expedirán escritas a mano o en máquinas, copias certificadas de los documentos protocolizados y toda especie de documentos y expedientes archivados en sus oficinas, a cualquiera persona que lo solicite por escrito”.

Art. 120 EX LEX DEL REGISTRO PÚBLICO:

“Las copias certificadas de planos que estén archivados o que formen parte de algún expediente, serán hechas por un Ingeniero o Agrimensor Público que designará el Registrador. Dichas copias se suscribirán conjuntamente por el Registrador y el Ingeniero o Agrimensor.

También podrán expedirse copia de planos o documentos por procedimientos fotográficos, fotostáticos y otros semejantes de reproducción. En estos casos la copia será hecha por persona capaz y debidamente autorizada por el Registrador, Este confrontará la copia y en la nota en que se la certifique se indicará la persona que hubiere sido autorizada para hacerla y deberá ser suscrita por esta persona y el Registrador. Si se tratare de copias de planos, la confrontación se hará por el Registrador, por un Ingeniero o Agrimensor Público, designado por aquel y por el que las hubiere hecho. Las personas mencionadas suscribirán las notas en que se certifiquen las copias de los planos.

Cuando la copia no tenga las mismas dimensiones que el original, se expresarán las medidas de éste y cuando conste de dos o más páginas, la copia de una de las páginas será suscrita individualmente ya se indicará en las notas el número de páginas.

  1. Por la naturaleza de los documentos: (Art. 120 Ex Lex  del Registro Público, Párrafo 1)
  • Escrito.
  • Planos.
  1. Por la participación del funcionario.
  • Las copias simples: es una trascripción mecánica que no lleva firma.
  • Las copias certificadas: las cuales requieren de la firma de la persona que realizó la copia y del funcionario Registrador, Secretario del Tribunal, Notario,

EFECTOS:

Según el Art. 1384 del C.C, los traslados o copias de los instrumentos hacen fe pública, quiero decir, que pueden hacerse valer ante terceros o en juicios.

PUBLICIDAD REGISTRAL.

Artículo 24 DF.L.R.N.: La publicidad registral reside en las bases de datos del sistema automatizado de los Registros, en la documentación archivada que de ellas emanen y en las certificaciones que se expidan.”

Efecto registral.

Artículo 41 D.F.L.R.N-: “La inscripción no convalida los actas o negocias jurídicos inscritos que sean nulos o anulables conforme a la Ley. Sin embargo, los asientos registrales en que consten esos actos o negocios jurídicos solamente podrán ser anulados por sentencia definitivamente firme”.

CERTIFICACIONES:
Es el acto de expedir una copia por el Registrador, o por un funcionario autorizado, quiere decir que después de hacerse la transcripción del documento se deberá colocar un escrito breve donde se deje constancia del documento.

Ejemplo: cuando uno se dirige al Registro y pide Copia Certificada, el Registrador o la persona autorizada, al revisar el documento redacta: “Esta copia certificada es copia fiel y exacta de los Libros de Registro en el folio Nº de fecha. Tomo Protocolo.- Art. 119, 120, 121, 122 Ex Ley de Registro Público.

Art. 119 EX LEX REGISTRO PÚBLICO:

Los Registradores Principales y Subalternos expedirán, escritas a mano o en máquina, copias certificadas de los documentos protocolizados y de toda especie de documentos y expedientes archivados en sus oficinas a cualquier persona que las solicite por escrito.

Los gastos correrán a cargo del interesado.

 Art. 120 EX LEX DEL REGISTRO PÚBLICO:

“Las copias certificadas de planos que estén archivados o que formen parte de algún expediente, serán hechas por un Ingeniero o Agrimensor Público que designará el Registrador. Dichas copias se suscribirán conjuntamente por el Registrador y el Ingeniero o Agrimensor.

También podrán expedirse copia de planos o documentos por procedimientos fotográficos, fotostáticos y otros semejantes de reproducción. En estos casos la copia será hecha por persona capaz y debidamente autorizada por el Registrador, Este confrontará la copia y en la nota en que se la certifique se indicará la persona que hubiere sido autorizada para hacerla y deberá ser suscrita por esta persona y el Registrador. Si se tratare de copias de planos, la confrontación se hará por el Registrador, por un Ingeniero o Agrimensor Público, designado por aquel y por el que las hubiere hecho. Las personas mencionadas suscribirán las notas en que se certifiquen las copias de los planos.

Cuando la copia no tenga las mismas dimensiones que el original, se expresarán las medidas de éste y cuando conste de dos o más páginas, la copia de una de las páginas será suscrita individualmente ys e indicará en las notas el número de páginas.

 ART. 121 EX LEX DEL REGISTRO PÚBLICO:

Las copias o certificaciones que expidieren los Registradores en virtud del decreto de un Juez se extenderán a continuación del Decreto. Al efecto el Juez debe enviar, con oficio, la solicitud y el Decreto originales, cuando éstos no formen parte de un expediente, en caso contrario, mandará copias.

ART. 122 EX LEX DEL REGISTRO PÚBLICO:

Los Registradores dejarán constancia en el Libro Diario de las copias o Certificaciones que expidieron, con expresión de la fecha, del número de folios y de un extracto de las materias que contengan. Cuando la copia o certificación se expida por decreto de un Juez, se citarán también las fechas de la solicitud y del Decreto, y el número del oficio.

LEGALIZACION DE FIRMAS:

Es un acto administrativo mediante el cual el Ministro de Interior y Justicia da fe de la firma de los Registradores Principales, Art. 127 Ex. Ley de R.P (copia y analizar). También los Registradores Principales, darán fe de la autenticidad de la firma de los Empleados Públicos en su jurisdicción, de los cuales tengan la debida constancia oficial.

Art. 127 Ex. Ley de Registro Público:

El Ministerio de Justicia dará fe de la firma de los Registradores Principales.

Los Registradores Principales anotarán en el libro Diario toda legalización de firma, Art 126 Ex , LRP. Legalización ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para hacer valer este documento en el exterior, el funcionario de Relaciones Exteriores legalizará el documento dando constancia de la firma del Registrador.

Art. 126 Ex Lex Registro Público:

Los Registradores Principales darán fe de la autenticidad de las firmas de los empleados públicos en su jurisdicción de las cuales tengan la debida constancia oficial. Podrán gestionar, a instancia de los interesados, la obtención de esa constancia cuando no la tuvieren.

DERECHO DE REGISTRO:

Son los pagos en especies fiscales, impuestos o planillas de liquidación que deben ser canceladas previamente al otorgamiento de un documento, copia, certificación, expedida por el Registro.  El pago de los derechos es obligación de la persona que presente un documento para su registro o exija copia de otros. Consignarán las especies fiscales correspondientes al monto y cancelará previamente la planilla de liquidación correspondiente en una oficina receptora de Fondos Nacionales. Art. 128 y 129 (copiar y analizar).

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