LOS PROCEDIMIENTOS REGISTRALES

Publicado: noviembre 6, 2012 en DERECHO REGISTRAL
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1. Concepto. Es el conjunto de trámites o diligencias de carácter legal, que se cumplen con la finalidad de inscribir (Registrar) un documento o Título, iniciándose con su recepción y concluyendo con el otorgamiento del mismo, para elevarlo a la categoría de documento público.
2. Clasificación: La Doctrina clasifica los Procedimientos Registrales, de diversas maneras, la siguiente clasificación es a juicio de la Cátedra la más ajustada al programa y a la realidad jurídica.

2.1 De acuerdo a la naturaleza del bien:
2.1.1 Procedimiento Registral de Bienes Muebles: venta de vehículo en la Notaría Pública.
2.1.2 Procedimiento Registral de Bienes Inmuebles: venta de un inmueble en el Registro          Subalterno.
2.1.3 Procedimiento Registral de Acciones y Cuotas: venta de acciones y cuotas en un Registro          Mercantil.
2.2 De acuerdo con la Celeridad del Otorgamiento:
2.2.1 Otorgamiento dentro del plazo legal y normal estipulado por la Ley.
2.2.2 Otorgamiento anticipado (habilitado).
2.3 De acuerdo a la validez del Instrumento:
2.3.1 De efectos erga omnes: que tenga validez frente a todo el mundo.

            2.3.2 De efectos iuris tantum: que solo tiene validez entre las personas contratantes, admiten   prueba en contrario.
2.4 De acuerdo al Sistema Registral Existente:
2.4.1 Procedimiento Registral de documento manuscrito.
2.4.2 Procedimiento Registral de documento fotocopiado.
2.5 De acuerdo a la Clase de Documento:
2.5.1 Privado.
2.5.2 Reconocido (ya no existe).
2.5.3 Autenticado:
2.5.3.1 Original.
2.5.3.2 Copia Certificada.
2.6 De acuerdo a los trámites necesarios para su inscripción:
2.6.1 Entrega de documento y verificación del contenido y de los recaudos para determinar si el         mismo es Registrable.
2.6.2 Elaboración de planillas de liquidación.
2.6.3 Anotación en el Libro de Presentaciones.
2.6.4 Fotocopiado de documento y nota de registro, o transcripción manual de documentos en          Protocolos.
2.6.5 Revisión del libro de prohibiciones y embargos, tracto sucesivo.
2.6.6 Identificación de las partes, de los apoderados, revisión de instrumentos
2.6.7 Llenado de notas de registro, nota marginal.
2.6.8 Firma del Documento por las partes y otorgamiento del mismo. Sin embargo, a título de            ilustración podemos decir que otra parte de la doctrina clasifica a los procedimientos registrales de acuerdo a la Institución Registral que los realiza.
2.7 De acuerdo al Carácter:
2.7.1 De Carácter civil: Partidas de Nacimiento, Matrimonio o Defunción, en el Registro Civil.
2.7.2 De Carácter Inmobiliario: Documentos o Títulos de Compra-Venta de inmuebles,          Hipotecas, Anticresis y otros en los Registros Subalternos.
2.7.3 De Carácter Comercial: Creación de Sociedades o firmas comerciales, compra-venta de          acciones o Cuotas de Participación y otras en el Registro Mercantil.
2.7.4 De Carácter Industrial: Patente de Invenciones, Marcas, Denominaciones, Lemas y otras          en el Registro de la Propiedad Industrial.
2.7.5 De Carácter Intelectual: Todo lo referente a los Derechos de Autor de obras científicas,             literarias, artísticas en el Registro de la Producción Intelectual.
2.8 Las Notarías Públicas que les corresponde según nuestra Legislación dar Fe Pública de los       actos y contratos y la certificación de hechos que le sean presentados.

3. PROCEDIMIENTOS COMUNES EN LAS INSTITUCIONES REGISTRALES: En nuestra Legislación Registral, las instituciones que más destacan debido a la cotidianidad en su uso y a los efectos jurídicos que producen son:

  1. Registro del Estado Civil.
  2. Registro Principal.
  3. Registro Subalterno.
  4. Registro Mercantil.
  5. Registro de la Propiedad Industrial.
  6. Notaría Pública.

Nos referiremos a los procedimientos comunes, explicando brevemente cada uno de ellos, existentes en las Leyes que rigen a las Instituciones Registrales.

  1. Presentación del Título o Documentos ante la Oficina Respectiva de Registro.
  2. Revisión o verificación del Documento o Título presentado con los siguientes requisitos:
  • Todos los asientos e inscripciones se harán en Tomos o Protocolos, llamados Principal y Duplicado: Nuestras Instituciones Registrales, tienen la característica generalizada del Principio de la Inscripción de todos los actos y asientos que se quieran legalizar en ellas, lo cual se efectúa en dos ejemplares a fin de asegurar su existencia, ya que posteriormente, uno de ellos será archivado en otra oficina.
  • Todas las actuaciones de presentación, asiento y obtención de copia certificada de los documentos existentes liquidarán a favor del Fisco Nacional en Timbres Fiscales o Planillas de Liquidación, los derechos correspondientes a cada operación, los cuales se encuentran indicados en la Ley de Timbre Fiscal y en sus propias leyes.
  1. Es obligatorio el redactarlo en idioma castellano; pueden ser manuscritos o mecanografiados; foliados en forma visible, en letras y números que faciliten el fotocopiado. (Art. 90 LRP). Ver anexo.
  2. Sin palabras enmendadas, interlineados o testadas, con la primera forma siempre en el renglón seguido (Art. 92 L.R.P.) Ver anexo.
  3. Escritos en Papel Sellado, correspondiente a la Jurisdicción respectiva (Art. 93 L.R.P), en la actualidad con los problemas presentados con el Papel Sellado y en relación con lo previsto en los Art. 31 y 32 de la Ley de Timbre Fiscal, el Ministerio de Hacienda permite la inutilización en papel blanco común de estampillas fiscales por el valor equivalente al papel. Este papel debe ser de oficio a doble espacio con un mínimo de treinta y dos (32) renglones y un número de palabras que no exceda de dieciséis (16) por línea y cada margen un Ancho no menor de tres (3) centímetros (Art. 96 LRP).
  4. Con la firma del Abogado Redactor del Documento (Art. 97 L.R.P)
  5. Casi todas las Oficinas, donde ser realiza actividad registral, funcionan como archivos de otras. El Registrador Principal archiva los tomos duplicados de los Registradores Subalternos, Prefecturas, Alcaldías, Notarías y Tribunales (Expedientes concluidos). El Registro Subalterno archiva los Tomos duplicados de los Juzgados de Municipios y de Parroquias. Los Registradores Principales del Distrito Federal, reciben los Tomos de los Registros Principales de los Estados.
  6. Con el fin de asegurar a las personas que utilizan los servicios registrales, los derechos personales y de propiedad que dicha actividad comporta, los Registradores y demás funcionarios, están obligados a cumplir las estipulaciones pautadas en sus respectivas Leyes, de verificar el instrumento o el documento que se pretende registrar, con lo cual se daría cumplimiento al Principio Registral de Legalidad.
  7. Todos los instrumentos, asientos y actuaciones, relacionadas con las actividades registrales, deben estar rubricadas con la firma de:
    1. Las partes intervinientes e interesadas.
    2. Los Funcionarios Públicos (Registrador, Notarios).
    3. Los Testigos.
  8. Conforme al Art. 1926 del Código Civil, en todas las Instituciones Registrales en donde se Registren Instrumentos, en que se renuncie, rescinda, se resuelva, se extinga, se ceda o traspase algún derecho o se modifique algún acto, se pondrá en el documento donde se había creado dicho derecho o acto, una nota marginal, en que se expresaría dicha circunstancia.
  9. En cumplimiento al Principio de Publicidad Registral, dichas Instituciones, están en la obligación de dar acceso a sus archivos y expedientes y expedir copia certificada de los mismos, a las personas que así lo soliciten, salvo las limitaciones que imponga alguna legislación, como es el caso de la Ley de Propiedad Industrial en su Art. 40, que prohibe la expedición de copia de los instrumentos que en él se mencionan; igual sucede con lo contemplado en la Ley de Seguridad y Defensa.

ANEXOS.
Art. 90 Ley de Registro Público:

Los Registradores no podrán aceptar para su registro documentos que estén manuscritos en idioma castellano. Sin embargo, cuando se trate de oficinas en las cuales el Ejecutivo Nacional haya puesto en uso un mecanismo registral basado en fotocopias de los instrumentos por registrarse, conforme a lo previsto en el Art. 63 de esta Ley, los Registradores no podrán aceptar sino documentos mecanografiados, los cuales deberán estar foliados en forma visible, en letras y números.

En el primer caso, deberán rechazar los documentos de difícil lectura, y en el caso del mecanismo registral previsto en el artículo 63 ejusdem, aquéllos de los que no se pueda obtener fotocopia que sea totalmente satisfactoria.

Cuando en los documentos que se lleven al Registro para su protocolización, se señalan medidas o cabidas estas deberán expresarse en el sistema métrico decimal.

Art. 92 Ley Registro Público:

Las palabras enmendadas, interlineadas o testadas en los documentos que se presenten para se protocolizados, deben salvarse al fin del documento, dejando entre uno y otro de los renglones en que se subsanen las faltas, la misma distancia que haya de renglón a renglón en el cuerpo del documento.

La primera firma debe ponerse siempre a renglón seguido.

No podrán salvarse, bajo ningún respecto, las palabras y expresiones sustanciales, tales como los nombres de los interesados, cantidades, medidas, linderos y cualesquiera otras semejantes que puedan alterar la figura jurídica o el contenido del acto que se expone, o que, en general hagan dudoso el documento. Tampoco se permitirá la corrección por medio de “otro si” de las palabras y expresiones indicadas. En el caso de que hayan sido enmendadas, interlineas, testadas o salvadas por medio de “otro si”, tales palabras y expresiones, las partes deberán escribir de nuevo el documento para que pueda registrarse”.

Art. 93 Ley de Registro Público:

“Los documentos que se llevan a registrar deben ser extendidos en papel sellado correspondiente a la jurisdicción respectiva; pero los que se presenten para su registro, ya autenticados o registrados en otra jurisdicción, deben estar escritos en el papel del lugar donde hubieren sido otorgados.
Queda a salvo lo previsto en los Art. 1 y 31 de la Ley de Timbre Fiscal”.

Art. 1 Ley de Timbre Fiscal:

“La renta de timbre fiscal comprende los ramos de ingresos siguientes:

  1. El de estampillas, constituido por las contribuciones recaudables por timbres móviles u otros medios previstos en esta Ley, y
  2. El de papel sellado, constituido por las recaudables mediante el timbre fijo, por los actos o escritos realizados en jurisdicción del Distrito Federal, en las Dependencias Federales, ante autoridades nacionales en el exterior y en aquellos Estados de la República que no hubieran asumido por Ley Especial la competencia en materia de organización, control y administración del papel sellado, conforme al ordinal 1º del artículo 11 de la Ley Orgánica de Descentralización, Delimitación y Transferencia de Competencias del Poder Público.

PARÁGRAFO ÚNICO: Se faculta a los Organismos del Estado y Servicios Autónomos para que elaboren las planillas con el objeto de recaudar las tasas y contribuciones de su competencia y ordenar el enterramiento mediante el pago en las Oficinas Receptoras de Fondos Nacionales en los casos que no sean utilizables los timbres móviles”.

Art. 11 Ordinal 1 Ley Orgánica de Descentralización, Delimitación Y Transferencia de Competencias del Poder Público:
“Por los actos y documentos que se indican a continuación, se pagarán las siguientes tasas:
1)Registro de inversión extranjera y su actualización: Quince Unidades Tributarias (15 U.T.)

Art. 31 Ley de Timbre Fiscal:
“Se establece en dos centésimas de Unidad Tributaria (0,02 U.T.) el valor de cada papel sellado.
El papel sellado cuya organización, recaudación, control y adminis-tración asuman los estados tendrá el valor que tiene el papel sellado nacional.
PARAGRAFO PRIMERO: La hoja de papel sellado será de trescientos veinte (320) milímetros de largo por doscientos veinticinco (225) milímetros de ancho y llevará impreso en la pare superior central de su anverso el Escudo de Armas de la República, orlado por las siguientes inscripciones:”República de Venezuela, Renta de Timbre Fiscal. Valor dos centésimas de unidades tributarias (0,02 U.T.). Además contendrá las estampaciones y signos de control que determine la Administración Pública.
Debajo del Estado se podrá imprimir treinta (30) líneas horizontales para la escritura, cada una de ciento setenta y cinco (175) milímetros de largo, numeradas en ambos extremos de 1 a 30, en el reverso de la hoja, treinta y cuatro (34) líneas horizontales para la escritura, cada una de ciento ciento setenta y cinco (175) milímetros de largo, numeradas en ambos extremos del 31 al 64.
La Administración Tributaria podrá ordenar la impresión de la hoja de papel sellado sin el rayado correspondiente, pero en este caso no podrá escribirse en el anverso y reverso de ella, más del número de líneas que respectivamente y con sus dimensiones se indican en este artículo.
PARAGRAFO SEGUNDO: Los Estados, en la elaboración del papel sellado, con las mismas dimensiones antes señaladas; incorporarán en la parte superior central del anverso del papel su Escudo de Armas; y contendrá las estampaciones y signos de control que determine cada Estado. Las demás características del papel serán determinadas por la Ley Especial de Asunción de esta renta, dictada por la Asamblea Legislativa de cada Estado.
PARAGRAFO TERCERO: Los actos o escritos conforme al Art. 32 deben extenderse en papel sellado, en todos los casos en los cuales; conforme al artículo 1º numeral 2 de esta Ley, pertenezcan al ramo nacional del papel sellado, podrán extenderse en papel común donde no podrá escribirse en el anverso más de treinta líneas horizontales y en el reverso treinta y cuatro línea horizontales, y en donde se inutilizarán estampillas fiscales por el valor que le corresponda conforme a lo establecido en este artículo.
PARAGRAFO CUARTO: En caso de incrementos del valor del papel sellado nacional y mientras los Estados actualizan sus inventarios, y el valor del papel sellado en sus jurisdicciones, se inutilizarán estampillas fiscales por el valor equivalente a la correspondiente diferencia”.

Artículo 32 Ley de Timbre Fiscal:
Se extenderán en papel sellado los siguientes actos o escritos:
Las representaciones, actuaciones, sustanciaciones o sentencias en los asuntos que conozcan los Tribunales de la República con las excepciones establecidas por las leyes.

  1. Los documentos que se otorgan ante funcionarios judiciales o notarios públicos y los que deban asentarse en los protocolos de las oficinas principales y subalternas de Registro Público y en el Registro Mercantil.
  2. Las copias certificadas o autenticadas expedidas por los funcionarios públicos. Las licencias o permisos para espectáculos o diversiones públicas en los cuales se paguen derechos de entrada.
  3. Las licencias o constancias de empadronamiento para armas de cacería.
  4. Las patentes otorgadas para el ejercicio de cualquiera industria o comercio.
  5. Las actuaciones de partes civiles en juicios criminales.
  6. Las Representaciones, peticiones, solicitudes o memoriales que se dirijan a los funcionarios o a corporaciones públicas nacionales, estadales y municipales.

PARÁGRAFO PRIMERO: no será obligatorio extender en papel sellado:

  1. Las declaraciones que con el exclusivo objeto de liquidar impuestos o tasas, por mandato de la Ley, dirijan por escrito los contribuyentes a la Administración.
  2. Las representaciones que se dirijan a las autoridades aduaneras, portuarias y de navegación a los fines de las operaciones propias de los correspondientes servicios.
  3. Las solicitudes que de conformidad con las leyes u reglamentos sobe el servicio militar obligatorio dirijan los interesados a la Administración; y
  4. Las solicitudes que se hagan a funcionarios u organismos oficiales de educación en asuntos que se refieran exclusivamente a cuestiones docentes.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los actos o escritos enumerados en este artículo se extenderán en papel sellado nacional cuando se realicen en jurisdicción del Distrito Federal, en las Dependencias Federales, ante las autoridades de la República en el exterior y en aquellos Estados que no hayan asumido la compendia del ramo del papel sellado conforme al Art. 11 numeral 1º de la Ley Orgánica de Descentralización, Delimitación y Transferencia de Competencia del Poder Público.

PARÁGRAFO TERCERO: En los Estados en los cuales, mediante Ley Especial, estos hayan asumido la competencia en materia de organización, recaudación, control y administración del papel sellado, los mencionados actos o escritos se extenderán en papel sellado de los Estados. Las leyes respectivas, sin embargo, deberán establecer el régimen transitorio que sea necesario para hacer efectiva la recaudación del tributo.
Queda encargado el Ministerio de Hacienda de inspeccionar las Oficinas de los Estados que manejen esta especie fiscal, a fin de constatar su expendio dentro de sus territorios. En caso de ser el expendio deficiente o escaso, queda facultado para dictar resoluciones de carácter general con el objeto de restablecer en los Estados donde se constate esta irregularidad, el uso de papel sellado nacional o la inutilización en papel común de estampillas fiscales por un valor equivalente del papel. En estas resoluciones el Ministerio de Hacienda deberá establecer el lapso de duración de la medida. Su cumplimiento será obligatorio para los funcionarios, ante quienes los interesados deben extender en papel sellado los actos o escritos gravados por la Ley.

Art. 96 L.R.P.-
“Los Registradores cuidarán de que en los documentos que se lleven a protocolizar se cumplan, en sus casos, las disposiciones de las respectivas leyes de Papel Sellado, sobre el número de renglones que debe contener cada página, número de palabras que debe contener cada renglón y ancho de cada uno de los márgenes. Pero si dichas leyes no dispusieran nada sobre el particular, cuidarán de que cara página contenga cuando más treinta y dos (32) renglones, cada renglón un número de palabras que no excede de dieciséis (16), siempre que se conserve la debida claridad, y cada margen un ancho no menor de tres centímetros (3 cms.).

Art. 97 L.R.P.:
“Las escrituras contentivas de actos traslativos o declarativos de la propiedad de inmuebles, documentos en que se impongan gravámenes, contratos de arrendamiento, poderes, y en general, toda especie de escritura que versen sobre cualquier derecho, no podrán ser registrados si no están autorizados por la firma del abogado en ejercicio que los haya redactado…

Art. 1926 Código Civil:
“Cuando se registre un instrumento en el cual se renuncie, se resuelva, se extinga, se ceda o traspase algún derecho o se modifique algún acto, se pondrá en el instrumento donde se había declarado o creado el mismo derecho, o hecho constar el acto, una nota marginal en la cual se expresan dichas circunstancias, y la fecha y la oficina en que se ha efectuado el registro…”

Art. 40 Ley de Propiedad Industrial:
El Registrador tiene el deber de hacer mostrar dentro de la oficina, a todo el que lo pida, los libros, índices, documentos, expedientes, actos y planos que existen en la oficina, sin poder cobrar ningún emolumento por este trabajo ni por permitir que los solicitantes saquen las copias simples que deseen. Se exceptúan de esta disposición los expedientes de patentes de invención que se hubieren mandado a reservar conforme a la Ley.

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comentarios
  1. Ginger Berzares dice:

    Me gusto mucho este articulo, ya que en mi Universidad no vimos esta materia ni nada parecido. Lo que sabemos sobre registros y todo el procedimiento para autenticar un documento se ha aprendido como vulgarmente se dice “pateando la calle”…. es penoso aceptar esto pero es así!

    Con esta Información pude ver mas el lado técnico y procedimental de la labor de calle que realiza el abogado todos los días

  2. Tomas Reyes dice:

    Bastante educativo. Gracias por compartir el conocimiento.

    • Luis A. González Laya dice:

      Lamentable. ¿Que clase de profesionales estamos formando? Ahora me doy cuenta de los problemas que se suceden a diario en las Oficinas de Registro, donde estos conocimientos
      son indispensables para ejercer correctamente las funciones inherentes a este delicado cargo.
      Me da mucha pena el comentario de Ginger Berzares ¿En que Universidad se graduaría.?

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